Cách trả lời thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp có thể giúp tăng điểm cộng cho ứng viên và tạo ấn tượng tốt nơi nhà tuyển dụng. Chi tiết về các bước cùng lưu ý khi phản hồi email mời phỏng vấn, bạn hãy theo dõi ngay trong bài viết của Vieclamnganhang!
Lý do cần viết thư trả lời mời phỏng vấn
Khi CV của bạn đã vượt qua vòng xét tuyển và nhận được email mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng, việc nhanh chóng phản hồi là điều vô cùng cần thiết. Đây sẽ là cơ hội để bạn có thể xác nhận các chi tiết cơ bản về buổi phỏng vấn như thời gian, địa điểm, những vấn đề cần chuẩn bị v.vv..; đồng thời tiến hành hỏi thêm về những vấn đề bản thân còn thắc mắc.
Ngoài ra, viết thư trả lời mời phỏng vấn còn giúp thể hiện kỹ năng giao tiếp cũng như tác phong chuyên nghiệp của ứng viên, như một lời khẳng định về sự quan tâm của bạn đối với công ty và vị trí làm việc đó.
Thời điểm tốt nhất để soạn email trả lời thư mời phỏng vấn
Thời điểm lý tưởng nhất để bạn soạn email trả lời thư mời phỏng vấn là ngay sau khi nhận được thông báo từ nhà tuyển dụng. Với trường hợp ứng viên bận việc và chưa thể trả lời ngay, hãy nhớ phản hồi nhà tuyển dụng trong thời gian sớm nhất có thể.
Khi nhận được cuộc gọi hay email mời phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ gửi cho ứng viên thông tin chi tiết về thời gian, địa điểm diễn ra cuộc phỏng vấn. Nếu có bất cứ thắc mắc nào cần được giải đáp, bạn có thể hỏi trực tiếp qua điện thoại hoặc email phản hồi.
Tham khảo: Học ngoại ngữ nào lương cao ở Việt Nam? 07 ngôn ngữ “hot” hiện nay.
Cách trả lời thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp, tạo ấn tượng tốt
Một bức thư xác nhận phỏng vấn chuyên nghiệp cần phải đảm bảo đầy đủ các phần như tiêu đề, lời chào, lý do, lời cảm ơn, ký tên,… Ngoài ra, phần nội dung trong thư nên được trình bày một cách rõ ràng, mạch lạc, tránh dài dòng để ghi điểm với nhà tuyển dụng. Cụ thể:
Tiêu đề email
Tiêu đề là yếu tố quan trọng mà ứng viên chắc chắn không thể bỏ qua khi viết email trả lời thư mời phỏng vấn. Tiêu đề cần đảm bảo tính ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn chứa đựng đầy đủ thông tin cơ bản.
Gợi ý: “Xác nhận phỏng vấn” – Chức danh công việc – Họ và tên ứng viên.
Lời chào hỏi
Lời chào hỏi được xem như phép lịch sự tối thiểu khi trả lời thư mời phỏng vấn, góp phần giúp ứng viên ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Bạn có thể lựa chọn sử dụng một số cách chào hỏi thông dụng, phù hợp cho người mới quen nhưng vẫn thể hiện đầy đủ tính trang trọng cần có.
Gợi ý: “Dear Ms./Mr. A”, “Kính gửi Phòng Hành chính Nhân sự Công ty A” v.vv..
Tìm hiểu thêm: Kinh Nghiệm Phỏng Vấn Ngân Hàng Cho Một Số Vị Trí Quan Trọng
Lời cảm ơn đầu thư
Sau lời chào hỏi, ứng viên đừng quên gửi lời cảm ơn tới nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian và công sức để chọn lọc hồ sơ và liên hệ tới bạn. Đây đồng thời cũng là cơ hội để bạn thể hiện sự quan tâm và mong muốn tìm hiểu thêm về vị trí ứng tuyển trong trường hợp chưa nắm rõ ràng mô tả công việc.
Gợi ý: “Lời đầu tiên, cho phép tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Công ty vì đã dành cho tôi cơ hội phỏng vấn lần này” v.vv..
Lý do viết email
Lý do phản hồi là một phần không thể thiếu của email trả lời thư mời phỏng vấn. Ở mục này, ứng viên cần trình bày trực tiếp vấn đề, không nên diễn giải lan man. Bạn cần xác nhận với nhà tuyển dụng rằng đã nhận được đầy đủ thông tin về buổi phỏng vấn và có thể đến đúng như đã hẹn.
Gợi ý dành cho bạn: “Tôi viết thư này nhằm xác nhận có thể đến buổi phỏng vấn diễn ra vào ngày xx tại địa chỉ xx” v.vv..
Một số thắc mắc
Đây là phần dành riêng cho những thắc mắc của ứng viên về một vài thông tin mà bạn cho rằng chúng có thể cần thiết trong buổi phỏng vấn sắp tới. Nếu không còn bất cứ thắc mắc nào, bạn có thể bỏ qua mục này.
Lời cảm ơn cuối thư
Nếu đã cảm ơn ở đầu thư, đến cuối thư ứng viên có thể lựa chọn tiếp tục cảm ơn hoặc không. Tuy nhiên, gửi lời cảm ơn một lần nữa sẽ cho nhà tuyển dụng thấy sự chân thành của bạn. Đặc biệt, kèm theo lời cảm ơn cuối email, bạn có thể hứa sẽ tới buổi phỏng vấn đúng giờ.
Gợi ý: “Cuối cùng, tôi xin một lần nữa cảm ơn Công ty vì cơ hội phỏng vấn lần này và hứa sẽ đến đúng giờ” v.vv..
Có thể bạn quan tâm: Cập Nhật Mẫu Đơn Xin Việc Ngân Hàng Mới Nhất.
Chữ ký và thông tin cá nhân cuối email
Sau cùng, đừng quên để lại chữ ký và thông tin cá nhân (địa chỉ, số điện thoại v.vv..) của mình khi kết thúc email. Trong một vài trường hợp cần thiết, nhà tuyển dụng có thể liên lạc trực tiếp với bạn qua những thông tin này.
Mẫu email trả lời thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp, lịch sự
Nếu đã nắm rõ cách trả lời thư mời phỏng vấn giúp tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng, ngay sau đây, mời bạn hãy tham khảo ngay một số mẫu email phản hồi chi tiết, chuyên nghiệp do Vieclamnganhang sưu tầm:
Mẫu email trả lời chấp nhận phỏng vấn
XÁC NHẬN PHỎNG VẤN – NHÂN VIÊN MARKETING – NGUYỄN VĂN A
Dear Ms./Mr. A,
Tôi là Nguyễn Văn A. Tôi rất vui và và cảm ơn quý Công ty vì đã dành cho tôi cơ hội phỏng vấn lần này với vị trí nhân viên Marketing.
Tôi viết thư này nhằm xác nhận có thể tham gia buổi phỏng vấn của quý Công ty vào ngày xx/xx/xxxx lúc xx giờ tại địa chỉ xx.
Tôi tin rằng kinh nghiệm làm việc xx năm trong lĩnh vực Marketing sẽ giúp tôi trở thành một ứng viên sáng giá cho vị trí này. Tôi mong muốn có thể chia sẻ niềm đam mê cũng như những kỹ năng của bản thân trong công việc cùng quý Công ty vào buổi phỏng vấn sắp tới.
Nếu cần biết cứ loại tài liệu nào cho trước và trong buổi phỏng vấn, xin quý Công ty vui lòng phản hồi để tôi có thể chuẩn bị một cách kỹ lưỡng nhất.
Trân trọng,
Nguyễn Văn A.
Email: [email protected].
Số điện thoại: 09x xxx xxxx.
Mẫu email trả lời từ chối phỏng vấn
Trong một vài trường hợp, CV của ứng viên đã vượt qua vòng xét duyệt và nhận được lời mời phỏng vấn từ các công ty. Tuy nhiên lúc này, vì một số lý do khác nhau mà bạn cảm thấy bản thân không còn phù hợp với vị trí công việc của họ. Khi đó, mẫu email trả lời từ chối phỏng vấn dưới đây sẽ giúp ích cho bạn:
TỪ CHỐI PHỎNG VẤN – NHÂN VIÊN MARKETING – NGUYỄN VĂN A
Dear Ms./Mr. A,
Tôi là Nguyễn Văn A. Lời đầu tiên, cho phép tôi xin được gửi tới quý Công ty lời cảm ơn chân thành vì đã dành cho tôi cơ hội phỏng vấn lần này.
Tuy nhiên, vì lý do xx, tôi rất tiếc khi không thể đến tham gia buổi phỏng vấn của quý Công ty diễn ra vào ngày xx/xx/xxxx lúc xx giờ tại địa chỉ xx.
Rất hy vọng có thể được hợp tác với quý Công ty vào một dịp gần nhất!
Trân trọng,
Nguyễn Văn A.
Đừng bỏ lỡ: Cách viết điểm mạnh điểm yếu trong CV ngân hàng mới nhất 2023.
Một số vấn đề cần lưu ý khi viết thư trả lời mời phỏng vấn
Bất kể là khi viết thư trả lời mời phỏng vấn bằng tiếng Anh hay tiếng Việt, công việc này cũng đòi hỏi ứng viên phải tuân thủ một số nguyên tắc nhất định. Theo đó, bạn nên chú ý những vấn đề nên và không nên như sau để tránh vô tình làm mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng:
Những điều nên làm
- Chọn mục “Trả lời tất cả” trong email: Nếu những người khác trong công ty bạn muốn ứng tuyển cũng được thông báo về thư mời phỏng vấn, khi phản hồi email, bạn cũng cần cho họ biết về câu trả lời của mình.
- Thêm đầy đủ họ và tên vào tiêu đề: Ghi đầy đủ họ và tên vào tiêu đề email giúp nhà tuyển dụng dễ dàng nhận ra bạn là ai trong số những người họ sắp phỏng vấn; đồng thời góp phần hỗ trợ nhà tuyển dụng dễ sàng lọc email và tiết kiệm thời gian hiệu quả.
- Gửi lời chào và lời cảm ơn: Lời chào và lời cảm ơn là hai yếu tố không thể thiếu trong bất kỳ loại email nào, giúp thể hiện thái độ tôn trọng người đọc cũng như sự chuyên nghiệp của ứng viên.
- Lựa chọn thời gian phỏng vấn: Khi nhà tuyển dụng cho phép ứng viên quyết định thời gian phỏng vấn, bạn hãy cân nhắc lựa chọn thời gian phù hợp nhất với bản thân; đồng thời nên tránh một số thời điểm đặc thù như giữa buổi sáng, thứ Hai, thứ Sáu,… bởi đây là lúc mọi người rất dễ phân tâm.
- Hỏi về những điều cần thiết: Một email mời phỏng vấn thường phải đề cập đến tên nhà tuyển dụng, vị trí công việc tuyển dụng, phương thức phỏng vấn, tên/chức danh người phỏng vấn, thời gian/địa điểm phỏng vấn và các thông tin khác (hướng dẫn đường đi, hồ sơ, trang phục v.vv..). Khi nhận thấy trong email nhà tuyển dụng gửi không có đầy đủ các thông tin trên, ứng viên đừng ngại ngần hỏi lại họ trong thư xác nhận phỏng vấn.
Những điều nên tránh
- Email thiếu tiêu đề và chữ ký: Tương tự lời chào và lời cảm ơn, tiêu đề và chữ ký cũng là yếu tố quan trọng để nhà tuyển dụng đánh giá sự chuyên nghiệp của ứng viên. Theo đó, một email không có tiêu đề thể hiện sự thiếu tôn trọng đối với người đọc; đồng thời có thể gây hiểu lầm đây là email rác và nhà tuyển dụng sẽ không kiểm tra.
- Email thiếu thông tin cá nhân: Những thông tin cơ bản trong email như họ và tên, số điện thoại, địa chỉ, email là yếu tố vô cùng quan trọng để nhà tuyển dụng có thể liên hệ với ứng viên một cách nhanh chóng trong trường hợp phát sinh sự cố. Vì vậy, đừng quên để lại đầy đủ các mục này trong email xác nhận phỏng vấn.
- Email viết sai chính tả, lan man: Là thư xác nhận phỏng vấn đặc thù, ứng viên không nên trả lời quá lan man, dài dòng. Thay vào đó, hãy ưu tiên những câu văn ngắn gọn, súc tích với đầy đủ chủ ngữ, vị ngữ. Ngoài ra, bạn cũng nên rà soát lỗi chính tả (sai sót về tên công ty, tên nhà tuyển dụng v.vv..) để đảm bảo tính chỉn chu, chuyên nghiệp.
Tham khảo thêm: Hướng Dẫn Chuẩn Bị Hồ Sơ Xin Việc Ngân Hàng Đầy Đủ Nhất
Tổng kết
Như vậy, bài viết chia sẻ kinh nghiệm do Vieclamnganhang mang tới ngày hôm nay đã bật mí cho bạn cách trả lời thư mời phỏng vấn giúp tạo ấn tượng chuyên nghiệp cho nhà tuyển dụng.
Nếu quan tâm tới lĩnh vực ngân hàng và đang kiếm tìm cơ hội việc làm với mức lương cùng chế độ đãi ngộ hấp dẫn, bạn đừng quên truy cập ngay TopCV – nền tảng tuyển dụng nhân sự chất lượng, quy mô lớn hàng đầu Việt Nam để nhanh chóng lựa chọn được công việc phù hợp!
