Thời gian gần đây không ít doanh nghiệp xây dựng OKR nhằm quản trị hiệu quả kinh doanh nội bộ. Nguyên tắc này có thể hỗ trợ cả doanh nghiệp thực hiện đúng mục tiêu ban đầu qua đó giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất công việc, phát triển đúng quỹ đạo. Vậy OKR là gì? Các bước xây dựng OKR hiệu quả cho năm tới ra sao? Hãy cùng vieclamnganhang.vn tìm hiểu rõ hơn qua bài viết dưới đây trong chuyên mục Chia sẻ kinh nghiệm nhé.
OKR là gì?
OKR viết tắt của từ gì? OKR hay Objectives and Key Results là phương pháp quản lý theo mục tiêu, kết nối nội bộ doanh nghiệp với các nhân sự trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo tất cả các thành viên đang thực hiện đúng mục tiêu đã đề ra. Đặc biệt, OKR cũng chắc chắn sự liên kết giữa các thành viên được diễn ra một cách liên tục, xuyên suốt.
Nguyên tắc khi xây dựng OKR
Xây dựng phương pháp OKRs có thể mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích thế nhưng những người làm công tác quản lý cũng cần nắm rõ một số nguyên tắc khi triển khai OKR đó là:
4 nguyên tắc chung
Quá trình xây dựng OKR, doanh nghiệp cần quan tâm đến 4 nguyên tắc chung hàng đầu dưới đây để đi đúng mục tiêu và kết quả:
- Tính tham vọng: Tức là mục tiêu doanh nghiệp muốn đề ra sẽ phải cao hơn khả năng hiện tại.
- Tính đo lường: Tất cả lãnh đạo, những nhà quản lý và nhân viên trong công ty đều có thể nắm rõ và hiểu quy trình OKR.
- Tính minh bạch: Đội ngũ lãnh đạo, quản lý và nhân viên đều theo dõi, hiểu rõ quy trình OKR.
- Tính hiệu suất: Có nghĩa là doanh nghiệp không dùng OKR để đánh giá công suất làm việc của nhân sự. Nguyên tắc chính của OKR là sử dụng để đánh giá kết quả cuối cùng thu được.
Với Mục tiêu (Objective)
OKR là hệ thống quản trị mục tiêu được các doanh nghiệp hàng đầu sử dụng. Qua đó không ít doanh nghiệp thành công trong việc định hướng và quản lý nhân viên.
Tuy nhiên cần lưu ý một số vấn đề khi dùng OKR để tạo dựng mục tiêu đó là:
- Các phòng ban hay cá nhân trong doanh nghiệp nên có từ 3-5 mục tiêu
- Doanh nghiệp nên đưa ra mục tiêu cụ thể, rõ ràng. Ví dụ nên đưa ra định hướng cụ thể là “mở rộng thị phần tới Singapore” chứ không phải “ mở rộng thị phần tới các nước Đông Á”
- Ngoài ra doanh nghiệp nên lập ra các mục tiêu vượt khả năng để tạo động lực làm việc cho nhân viên. Ví dụ: Nếu doanh số quý đầu của doanh nghiệp là 60% thì nên đặt ra mục tiêu cho quý sau là 80%.
Với Kết quả then chốt (Key Results)
Ngoài mục tiêu, OKR cũng được dùng để đánh giá kết quả. Thế nhưng doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến nguyên tắc khi xây dựng Key Results qua đó phân tích dữ liệu chính xác, hiệu quả.
Nên tạo ra những kết quả then chốt đo lường được. Ví dụ: doanh nghiệp cần “ liên hệ với 9 đối tác công nghệ” thay vì “ phát triển mối quan hệ với các doanh nghiệp”.
Key Results thường được sử dụng để đo lường các giai đoạn nhỏ trước khi hoàn thành mục tiêu cuối cùng. Do vậy doanh nghiệp cũng cần chú trọng tới kết quả hơn mục tiêu. Đồng thời Key Results cũng nên được mô tả bằng sản phẩm cuối cùng thay vì các hoạt động thông thường. Nên đặt ra kết quả cụ thể là “Nộp báo cáo doanh số bán hàng” không nên để là “ Phân tích hiệu suất doanh số bán hàng”.
Xem thêm: Performance Review là gì? Cách triển khai đánh giá hiệu quả
Các bước xây dựng OKR hiệu quả cho năm tới
Nếu doanh nghiệp lần đầu triển khai hệ thống mục tiêu OKR và chưa biết quy trình cụ thể ra sao thì có thể tham khảo các bước cụ thể sau đây để thực hiện nhanh chóng, hiệu quả cho năm tới:
Xác định Objective và Key Result
Để áp dụng phương pháp OKR hiệu quả, những người làm công tác quản trị tại doanh nghiệp cần đưa ra ít nhất 3 – 5 mục tiêu cho mỗi quý hay mỗi năm. Những mục tiêu này cần được vạch ra một cách cụ thể, rõ ràng, tránh trường hợp mục tiêu chung chung gây khó hiểu hoặc khó đưa ra được chiến lược cụ thể.
Ngoài ra, các mục tiêu này nên được xuất phát từ sứ mệnh hay tầm nhìn của lãnh đạo doanh nghiệp. Thế nhưng có thể linh hoạt thay đổi để phù hợp với năng lực của đơn vị triển khai. Căn cứ vào các số liệu kinh doanh cụ thể như “Tăng chỉ số kinh doanh lên 200%” hoặc “Chỉ dùng năng lượng tái tạo để kinh doanh”.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần tạo ra áp lực trong việc thực hiện mục tiêu đề ra để phát huy tối đa khả năng của mỗi nhân viên, phòng ban. Sau khi đưa ra được mục tiêu cụ thể, đội ngũ quản trị của mỗi phòng ban sẽ thực hiện việc xác định Key Results để đạt được mục tiêu.
Ví dụ: Công ty muốn tăng chỉ số kinh doanh lên 200% sẽ cần kết quả then chốt là tuyển được 7 Account Executive. Kết quả then chốt này không những phản ánh đúng thực trạng tại doanh nghiệp mà cũng là cơ sở quan trọng để định hướng mục tiêu cho các cấp độ tiếp theo.
Xác định hệ thống tổ chức quản lý OKR
Mỗi doanh nghiệp có phương pháp quản lý OKR khác nhau. Ví dụ: Công ty lớn như Google, họ dùng các công cụ nội bộ trong việc quản lý OKR. Một số công ty khác dùng ứng dụng/phần mềm sẵn có như Perdoo, Excel, Lattice v.vv để theo dõi, quản lý OKR trong quá trình làm việc.
Thế nhưng doanh nghiệp cũng không cần quá phụ thuộc vào các phần mềm mà nên xây dựng quy trình, mục tiêu công việc cụ thể. Điều này giúp doanh nghiệp tập trung hơn vào các mục tiêu đề ra đồng thời tránh trường hợp thực hiện lan man, không tối ưu được những lợi ích mà OKR có thể mang đến.
Thực hiện phác thảo mục tiêu
Để thực hiện tốt phương pháp OKR cần được ban lãnh đạo cấp trung hay người đứng đầu các phòng ban thông qua trong cuộc họp nội bộ của đơn vị. Qua đó việc lên kế hoạch sẽ diễn ra nhanh chóng, hiệu quả hơn. Trong cuộc họp, những người làm công tác quản trị tại doanh nghiệp cần thảo luận một số vấn đề như:
- OKR có vai trò gì? Vì sao doanh nghiệp muốn áp dụng phương pháp này?
- Cách thức áp dụng OKR trong công việc ra sao? Lợi ích và những điểm còn hạn chế của phương pháp?
Cần thảo luận về OKR đồng thời lấy ý kiến phản hồi từ phía các phòng ban.
Ngoài ra sau khi thống nhất quy trình triển khai OKR, ban lãnh đạo của doanh nghiệp cần thông báo phương thức áp dụng OKR vào công việc đến mỗi phòng ban để tăng hiệu suất công việc. Đồng thời có thể tìm ra những thách thức, cơ hội mà OKR có thể mang tới.
Phổ biến chiến lược OKR trong toàn doanh nghiệp
Khi đã thống nhất được kế hoạch thực hiện OKR hiệu quả cần thông báo đến toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp. Hơn nữa cần phân tích cụ thể và rõ ràng mục đích cũng như kết quả cần đạt khi áp dụng thành công OKR. Qua đó giúp đội ngũ nhân viên trong công ty hiểu rõ về hệ thống OKR và đưa ra lộ trình áp dụng phù hợp với bản thân.
Đưa ra mục tiêu cho mỗi cá nhân
Những người làm công tác quản lý hay trưởng bộ phận sẽ là người chịu trách nhiệm phân công công việc cụ thể cho mỗi nhân viên, giúp họ lên ý tưởng về mục tiêu OKR của mỗi người. Có thể nói đây là cuộc thảo luận hai chiều mà cả hai bên cùng phân tích, chia sẻ quan điểm của mỗi bên. Ví dụ người quản lý muốn nhân viên thực hiện những nhiệm vụ gì và nhân viên đang muốn làm gì. Qua đó thống nhất nhiệm vụ cũng như mục tiêu phù hợp với mỗi cá nhân.
Những cuộc thảo luận như vậy có vai trò quan trọng thể hiện sự tôn trọng ý kiến của nhân viên, mang tính dân chủ trong doanh nghiệp. Điều này cũng nâng cao sự thấu hiểu, tương tác giữa các bên, giúp nhân viên cảm thấy được trao quyền nhiều hơn và tạo động lực để họ phấn đấu hết mình, mang đến hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: Tổng hợp các mẫu đánh giá nhân viên hàng tháng chuyên nghiệp
Phân tầng và thực hiện OKR
Khi đã đưa ra ý tưởng và kết nối với mỗi nhân viên, bước tiếp theo trưởng bộ phận cùng những người làm công tác quản lý sẽ tổng hợp lại ý kiến của nhân viên về phương án OKR rồi gửi tới ban lãnh đạo.
Sau khi lãnh đạo thống nhất về thời gian thực hiện OKR theo quý hoặc năm thì cần có kế hoạch áp dụng OKR trong toàn doanh nghiệp. Tiếp đó trình bày cách triển khai OKR cụ thể trong giai đoạn sắp tới để giúp doanh nghiệp đạt được những mục tiêu đã đề ra trước đó.
Theo dõi, quản lý OKR mỗi nhân viên
Không ít doanh nghiệp dùng phần mềm sẵn có để theo dõi, đánh giá quá trình thực hiện OKR của mỗi nhân viên theo quý/theo năm. Ở thời kỳ đầu, việc thực hiện OKR cần tới sự hỗ trợ của cấp quản lý để giám sát, điều chỉnh quy trình thực hiện của mỗi nhân viên.
Điều này không những giúp mỗi nhân viên làm việc hiệu quả hơn mà đồng thời nâng cao tinh thần chủ động, tự giác trong công việc. Khi nhân viên hiểu rõ về quy trình OKR và thành thạo hơn thì hiệu suất công việc cũng sẽ tăng lên đáng kể.
Đánh giá chiến lược OKR
Bình thường, hệ thống OKR được đánh giá qua thang điểm từ 0,0 – 1,0. Trong đó 0 điểm là khi doanh nghiệp không thực hiện được hay không đạt được bất cứ mục tiêu nào đã đưa ra. Số điểm 0,6 – 0,7 chứng tỏ doanh nghiệp đang đi đúng hướng để hoàn thành mục tiêu và 1 điểm là đã hoàn thành.
Điểm trung bình của các Key Result cũng được dùng làm thước đo cho các Objective.
Do vậy, khi đánh giá OKR, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề như:
Có 2 loại Key Result
Một số hoạt động không thể định lượng được ví dụ xây dựng, phát triển trang web mới được đánh giá bằng thang điểm nhị phân 0 và 1 (0 là chưa hoàn thành và 1 là đã hoàn thành).
Với các hoạt động có thể đo lường được như: “ký hợp đồng với 15 nhà cung cấp” sẽ tính theo tỷ lệ phần trăm hoàn thành. Trong đó:
- 0.6 – 0.7 là thành công: Trong trường hợp doanh nghiệp đạt số điểm thấp hơn mức này có nghĩa là công ty hoạt động không tốt, điểm cao hơn tức là phương pháp OKR được đặt ra chưa đủ cao. Nếu đặt mục tiêu quá cao từ đầu có thể tạo nên áp lực cho đội ngũ nhân viên đồng thời khiến doanh nghiệp khó đạt được những hiệu quả vượt trội.
- Nhỏ hơn 0,4 không phải là thất bại. Cho dù mức điểm này không hề cao nhưng nó cũng là số liệu thể hiện công ty đang đặt ra mục tiêu quá cao hoặc nhân viên đang làm việc không hiệu quả. Hơn nữa số điểm này cũng là dữ liệu tốt để doanh nghiệp phân bậc nhân viên, thể hiện thứ tự ưu tiên công việc với mỗi phòng ban. Qua đó cải thiện hiệu suất công việc trong các quý tiếp theo.
OKR không phải công cụ đánh giá hiệu quả công việc
Doanh nghiệp cần nhớ rằng, cách thức chấm điểm OKR có thể là công cụ được dùng để đánh giá hiệu suất công việc của mỗi cá nhân hay cả đơn vị. Tuy nhiên nó không phải phương pháp tối ưu để phân tích hiệu suất công việc.
Bình thường nếu như OKR đồng nhất với đánh giá hiệu suất công việc nhân viên sẽ đặt ra các mục tiêu dễ thực hiện hơn, tỷ lệ thành công cũng cao hơn. Đây cũng là tiền đề để hạn chế các mặt tiêu cực của phương pháp OKR.
Buổi họp đánh giá OKR rất cần thiết
Vào đầu của mỗi quý, toàn bộ doanh nghiệp cần ngồi lại với nhau để bàn bạc về tiến độ hoàn thành OKR đồng thời đưa ra những đề xuất thay đổi trong quý tiếp theo.
Hình thức thảo luận có thể khác nhau tùy vào quy mô doanh nghiệp. Thế nhưng về cơ bản mỗi lãnh đạo phòng ban cần phân tích điểm OKR đã được được đồng thời đề xuất những thay đổi phù hợp cho quý sau.
Bằng việc rà soát quá trình thực hiện, doanh nghiệp sẽ thu được những dữ liệu cần thiết về hiệu suất công việc và thu được bài học quý báu từ những khó khăn gặp phải để tối ưu cho những lần sau.
4 lỗi thường gặp khi xây dựng OKR
Khi đã hiểu rõ về cách xây dựng OKR, doanh nghiệp cũng cần thực hiện đúng cách để có được hiệu quả cao. Ngoài ra cần lưu ý một số lỗi sau đây để tránh phạm phải và đi đúng hướng:
Không làm rõ mục tiêu
Muốn xây dựng OKR hiệu quả, doanh nghiệp cần làm rõ các mục tiêu hiện tại. Khi nhân viên muốn nâng cao giá trị của sản phẩm. Lãnh đạo cần tìm hiểu xem giá trị cần nâng cao là gì. Hơn nữa sản phẩm họ nhắc tới là sản phẩm gì qua đó có phương án triển khai đúng đắn, mang lại hiệu quả cao.
Dùng cấu trúc chỉ trạng thái
Quá trình xây dựng OKR, doanh nghiệp hay dùng các cụm từ chỉ trạng thái như: tiếp tục nâng cao doanh số bán hàng/duy trì lượt mua hàng/tiếp tục cải thiện cách thức tuyển dụng v.vv
Các cụm từ chỉ trạng thái như duy trì, tiếp tục thường làm nhân viên trở nên mơ hồ và doanh nghiệp cũng gặp khó khăn trong việc kiểm soát, đo lường hiệu quả của OKR.
Dùng OKR làm list công việc
Khi xây dựng OKR doanh nghiệp chỉ nên tận dụng OKR để đo lường, tính toán các mục tiêu cụ thể đồng thời đảm bảo đúng những nguyên tắc của OKR. Nếu dùng OKR để thực hiện các công việc nhỏ sẽ không mang tới hiệu quả.
Xây dựng quá nhiều OKR
Xây dựng OKR quá cao có nguyên nhân từ việc không làm rõ mục tiêu. Do vậy doanh nghiệp cần liệt kê ra các mục tiêu hàng đầu thay vì những yếu tố nhỏ.
Tức là doanh nghiệp chỉ nên đưa ra những nội dung then chốt, quan trọng. Nhờ vậy nhân viên có thể nhớ được các mục tiêu trọng điểm và tập trung hơn vào công việc.
>>> Xem thêm: Tìm việc nhờ quan hệ có nên không? Cách xây dựng mối quan hệ
Một số câu hỏi thường gặp khi xây dựng OKR
Quá trình xây dựng OKR, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm các thông tin sau đây để đưa ra những phương án hữu ích nhất:
Tại sao cần xây dựng OKR?
Quá trình xây dựng và thực hiện OKR giúp doanh nghiệp đánh giá được mục tiêu nào quan trọng nhất đồng thời tạo ra phương án thiết thực để đạt được mục tiêu đó. Hơn nữa, OKR cũng thúc đẩy các đơn vị phấn đấu hơn nữa, mang về những kết quả cao hơn những gì hiện có.
Xây dựng OKR cũng xóa bỏ tình trạng trì trệ và xơ cứng ở nhiều tổ chức. Với những đơn vị có sự phát triển đều đặn muốn có tốc độ bứt phá nhanh hơn thì OKR cũng là một lựa chọn phù hợp.
Thời gian xây dựng và thực hiện OKR là bao lâu?
Khi xây dựng OKR doanh nghiệp không nên kéo dài quá 30 ngày. Nên thiết lập thời gian xây dựng OKR vào ngày 15 của tháng cuối quý đến ngày 15 của tháng đầu quý sau đó. Không nên kết thúc OKR vào ngày cuối của quý trước vì sẽ khó thực hiện, không tổng hợp đầy đủ số liệu được.
Thời gian 3 tháng đầu sau khi xây dựng OKR là thời điểm đầy khó khăn và quan trọng. Các phòng ban cần điều chỉnh OKR cho hợp lý và doanh nghiệp xem lại phương án, bổ sung, hoàn thiện.
OKR phù hợp với mô hình doanh nghiệp nào?
Phương pháp OKR có thể áp dụng cho các loại hình doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn, đủ các lĩnh vực kinh doanh.
- Ở các doanh nghiệp nhỏ, OKR giúp toàn bộ nhân viên thoát khỏi các công việc không tên, tập trung vào những mục tiêu quan trọng. Nhờ vậy doanh nghiệp cũng tiết kiệm được thời gian, chi phí và phát triển tốt hơn.
- Ở các doanh nghiệp quy mô vừa, mô hình OKR là ngôn ngữ chung để thực hiện, làm rõ các kỳ vọng trong doanh nghiệp. Qua đó giúp tăng cường sự gắn kết, phối hợp giữa các phòng ban, nâng cao hiệu quả công việc.
- Với những doanh nghiệp lớn, OKR phá bỏ những “silo” trong doanh nghiệp, gắn kết các phòng ban, bộ phận, giúp cả doanh nghiệp cùng hướng tới những mục tiêu lớn lao hơn.
Cần lưu ý gì khi xây dựng OKR?
Quá trình xây dựng OKR cần đặc biệt lưu ý một số vấn đề sau:
- Cần công khai thời gian biểu của quá trình tạo dựng OKR trong toàn doanh nghiệp.
- Các thành viên trong doanh nghiệp cần cam kết sẽ thực hiện đúng thời gian đưa ra.
- Để thúc đẩy tiến độ thực hiện và nâng cao chất lượng công việc doanh nghiệp nên có đội ngũ giám sát OKR.
- Tới ngày đưa OKR ra công khai, tất cả nhân viên đều phải hoàn thành OKR của mình, không có lý do chậm trễ.
Với những thông tin chia sẻ trên đây hy vọng có thể giúp các nhà quản lý và doanh nghiệp hiểu rõ mô hình OKR là gì cũng như quy trình xây dựng OKR đúng chuẩn, hiệu quả. Từ đó ứng dụng vào công tác quản lý nhân sự của đơn vị. Ngoài ra để nâng cao chất lượng nhân sự, tăng hiệu suất làm việc, ngay từ khâu tuyển dụng doanh nghiệp cần đầu tư, chú trọng, hoạch định các chiến lược tuyển dụng khoa học, hiệu quả, và lựa chọn đăng tin tuyển dụng lên các nền tảng uy tín để đạt được hiệu quả cao mà tiết kiệm chi phí.
