Back Office Manager là vị trí có vai trò quan trọng và giúp cho văn phòng công ty vận hành các hoạt động bình thường. Hãy cùng vieclamnganhang.vn tìm hiểu cụ thể về vị trí Back Office Manager là gì trong bài viết dưới đây.
Back Office Manager là gì?
Back Office Manager hay còn gọi là quản lý văn phòng. Vị trí này thực hiện công việc quản lý, giám sát và tổ chức các hoạt động để giúp văn phòng hoạt đồng thuận lợi. Họ sẽ tiến hành phân tích mọi phòng ban để đưa ra các phương pháp nhằm cải thiện năng suất hoạt động của công ty.
Quy mô quản lý và công việc cụ thể của một Back Office Manager sẽ phụ thuộc vào loại hình kinh doanh cũng như quy mô doanh nghiệp. Ở những công ty hoặc tập đoàn lớn, các phòng ban sẽ được quản lý bởi Back Office Manager chuyên nghiệp. Còn ở những tổ chức vừa và nhỏ thì việc quản lý văn phòng có thể được Administrative Assistant hoặc Executive Assistant đảm nhận.
>>> Xem thêm: Tất tần tật về Back office ngân hàng
Công việc của Back Office Manager là gì?
Như đã nói ở trên, công việc của Back Office Manager là gì sẽ phụ thuộc vào yêu cầu cụ thể của mỗi doanh nghiệp. Nhìn chung, những nhiệm vụ mà Back Office Manager thường phải đảm nhận là:
- Giám sát toàn bộ hoạt động của các phòng ban: Cụ thể, Back Office Manager sẽ là người giám sát các kế hoạch, quy trình làm việc, phân công nhiệm vụ của từng phòng ban. Từ đó giúp đảm bảo yêu cầu và các chiến lược kinh doanh do tổ chức đề ra.
- Hỗ trợ tuyển dụng nhân sự: Back Office Manager sẽ lên kế hoạch về đăng tin tuyển dụng và tổ chức nhân sự, thẩm định chất lượng ứng viên. Đồng thời họ cũng sẽ hỗ trợ nhân viên hòa nhập với môi trường làm việc mới.
- Tổ chức các cuộc họp: Back Office Manager là người lên lịch cho những cuộc họp nội bộ công ty và sắp xếp thứ tự cho các cuộc hẹn với ban lãnh đạo. Họ cũng sẽ là người chuẩn bị các báo cáo, thuyết trình, phản hồi cần thiết cho các cuộc họp.
- Xử lý khiếu nại: Nếu xảy ra bất cứ vấn đề hoặc khiếu nại nào trong nội bộ doanh nghiệp, Back Office Manager sẽ là người điều tra và giải quyết chúng.
- Quản lý trang thiết bị, vật tư: Bao gồm những công việc như bổ sung, đặt hàng, theo dõi, giám sát, bảo trì, sửa chữa, thay thế các thiết bị kịp thời nhất.
- Giám sát chấm công và phát lương: Back Office Manager sẽ giám sát bảng chấm công hằng ngày và xét duyệt cho các trường hợp xin nghỉ.
>>> Xem thêm: Tìm hiểu về các phòng ban trong ngân hàng như thế nào?
Yêu cầu đối với vị trí Back Office Manager là gì?
Từ những mô tả công việc Back Office Manager là gì trên, chắc hẳn bạn đã có hình dung sơ bộ về vị trí này. Có thể thấy đây là vị trí có vai trò quan trọng với doanh nghiệp. Vì vậy khi tuyển dụng Back Office Manager, các tổ chức thường đưa ra những tiêu chí khắt khe và rõ ràng. Cụ thể như sau:
Yêu cầu về kinh nghiệm
Để ứng tuyển vào vị trí này, ứng viên cần có kiến thức cơ bản và sâu rộng về lĩnh vực quản lý kinh doanh. Thông thường, các công ty sẽ yêu cầu ứng viên tốt nghiệp các ngành Kế toán, Kinh doanh, Quản trị,… và các ngành liên quan khác. Đặc biệt với vị trí này không tuyển những người mới ra trường hoặc ít kinh nghiệm làm việc. Ứng viên muốn trở thành Back Office Manager cần có kinh nghiệm làm việc ít nhất là 3-5 năm.
>>> Xem thêm: Giám đốc chi nhánh ngân hàng là gì? Bản mô tả công việc mới nhất
Yêu cầu về kỹ năng
Bên cạnh những yêu cầu về kinh nghiệm trên, những kỹ năng cần thiết với vị trí Back Office Manager là gì? Sau đây là danh sách các kỹ năng mềm mà bạn nên rèn luyện:
Khả năng lãnh đạo: Vị trí Back Office Manager thuộc cấp quản lý nên thường yêu cầu ứng viên có khả năng lãnh đạo. Kỹ năng này sẽ giúp tạo sự tin tưởng trong quá trình làm việc cũng như kết nối, thúc đẩy những nhân viên khác chủ động hoàn thành công việc với kết quả tốt nhất.
Kỹ năng giao tiếp, đàm phán: Tất nhiên, vị trí Back Office Manager sẽ yêu cầu bạn phải tiếp xúc với nhiều phòng ban trong doanh nghiệp. Sở hữu kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp bạn truyền đạt thông tin chính xác, nhanh gọn nhất tới từng phòng ban.
Kỹ năng quản lý công việc: Back Office Manager sẽ giám sát lịch trình hoạt động của các phòng ban để tối ưu hiệu suất làm việc. Do đó, bạn cần có kỹ năng quản lý công việc để có thể sắp xếp thứ tự công việc cần ưu tiên. Từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp cho các bộ phận.
Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề: Một trong những nhiệm vụ của Back Office Manager là giải quyết các vấn đề, khiếu nại trong nội bộ doanh nghiệp. Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề sẽ giúp bạn hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Kỹ năng hành chính: Back Office Manager là người tổ chức và ghi chép nội dung các cuộc họp quan trọng. Vì vậy bạn cần thành thạo các kỹ năng hành chính cơ bản như gõ máy ở tốc độ cao, xử lý văn bản máy tính, ứng dụng cơ sở dữ liệu,…
>>> Xem thêm: Top kỹ năng cần thiết của nhân viên ngân hàng
Trên đây là những thông tin về Back Office Manager là gì mà bạn nên nắm rõ trước khi ứng tuyển. Nếu bạn đang muốn tìm kiếm công việc Back Office Manager, đừng quên truy cập vào TopCV để tiếp cận nhanh với nhiều việc làm hấp dẫn nhất hiện nay.
>>> Có thể bạn quan tâm: Top những kỹ năng cần thiết của nhân viên ngân hàng
